Una de las quejas que recibo con más frecuencia cuando impartimos seminarios de GTD es cómo distribuir el tiempo y priorizar las tareas. Incluso mi amigo Alberto me envió una divertida presentación que hablaba sobre el D.A.D.E (Déficit de Atención Debido a la Edad), que resumiéndolo, describe esa sensación de terminar el día agotado sin saber muy bien en qué hemos invertido el tiempo y el esfuerzo.
Actualmente es bastante complicado estar concentrado durante más de 20 minutos. Las distintas distracciones a las que nos enfrentamos, llámense internet, llamadas telefónicas, asuntos «urgentes» (nótense las comillas) y el temido «multi-tasking», o lo que es lo mismo, tratar de hacer más de dos tareas a la vez, han mermado nuestra capacidad de mantener el foco en una sola tarea, con la consiguiente frustración y el ir dejando mucho de lo que hacemos sin concluir.
Sin embargo, adoptando una sencilla regla podremos ser productivos y a la vez sentir que hemos hecho esas cosas realmente importantes para nosotros durante el día, sin importar el número de interrupciones o distracciones con las que tengamos que lidiar.
Estas «cosas importantes» se denominan MITs, o lo que es lo mismo «Most Important Tasks» (Tareas más Importantes). La idea es simple: al comenzar la jornada, hacemos una lista de máximo 10 tareas que queramos completar durante el día. De esas 10, escogemos las que más impacto tengan a nivel profesional y/o personal y las priorizamos, según la urgencia, fecha de entrega, volumen de trabajo, etc. Una vez que tenemos esta «hoja de ruta», comenzaremos a atacar nuestra lista de tareas COMENZANDO POR LOS MITs. Lo primero que haremos durante la mañana, después de hacer la lista y priorizarla, es comenzar a trabajar en una de las tareas que hemos incluido en la categoría MIT. El objetivo es trabajar al menos durante 20 minutos en ella o el tiempo que podamos dedicarle.
En cuanto hayamos terminado o avanzado en esta tarea hasta el hito o punto de control que nos hayamos planteado (puede ser leer un capítulo de un libro, redactar la primera página de un informe, hacer una llamada telefónica, etc.), podremos realizar cualquiera de las tareas en nuestra lista e iremos intercalando con los MITs hasta terminarlos o llegar al hito que nos hemos propuesto para la jornada.
Puede que algunos de ustedes estén pensando que con las continuas interrupciones a las que nos enfrentamos, sea imposible o muy complicado conseguir terminar los MITs de cada día. Sin embargo, el secreto está en esos períodos de trabajo continuados de alta concentración que le dedicamos a estas tareas. Recuerdan la sensación de hacer durante la primera hora de la mañana lo que durante todo el día habría sido imposible? A ese «estado de flujo» me refiero.
En el próximo post hablaré de cómo lidiar con las interrupciones con más detalle.