Cuando se habla de técnicas para racionalizar el trabajo y no ahogarnos en un mar de peticiones, información y problemas a resolver, la primera regla es construir una lista desde la que podamos controlar las tareas a realizar y tener una visión general de lo que hemos hecho y lo que nos falta en un momento determinado.
Sin embargo, el tener una lista con todo aquello que queremos completar en un día / semana / mes no es suficiente. La segunda regla importante es poder priorizar las actividades, ya que al principio no sabremos o podremos calcular correctamente el tiempo y/o el esfuerzo invertido en cada una de ellas, y podemos terminar el periodo de acción con muchas tareas sin completar o empezar.
Entonces: ¿cómo priorizamos? Hace poco comentábamos sobre la importancia de los MITs y decíamos que dentro de la lista de tareas a desarrollar deben existir de 3 a 5 items que por su impacto en nuestra vida personal o profesional, estarían al comienzo de la lista y que serían las tareas a completar primero. Es muy tentador concentrarnos en las tareas fáciles o rutinarias para sentir al final del día que hemos hecho mucho, sin embargo, estos logros, si bien importantes para motivarnos en el corto plazo por la sensación de logro obtenida, no son suficientes para avanzar en nuestros objetivos vitales.
Un claro ejemplo de lo anterior es dejarnos «distraer» por tareas como las gestiones bancarias, actualizar nuestro Facebook, twitear sobre nuestro último paseo, subir las fotos a Flickr, o organizar nuestra casa, dejando para el final (cuando ya estamos cansados) el escribir el post para el blog, una página más de nuestra novela, hacer ejercicio, estudiar la lección del día del idioma que estemos aprendiendo o correr durante 30 minutos. Qué tienen en común todas estas cosas? Que causan un efecto positivo y a largo plazo en nuestra vida. Si las aplazamos para el final, cuando ya no tengamos ganas o fuerzas, la frustración de «dejarnos arrastrar» por la cotidianidad nos desanimará aún más.
Una pregunta a tener en cuenta a la hora de priorizar nuestras tareas es la siguiente: «¿Cual es el efecto de aplazar este item a mañana / la próxima semana o el año entrante?» Si la respuesta tiene más componentes o efectos negativos que positivos, es un buen indicador para completar la tarea lo más pronto posible.
Por tanto, al priorizar sería bueno tener en cuenta el impacto, la demanda de energía y la duración de aquellas tareas que consideramos imprescindible completar durante la jornada, para concentrarnos en ellas con todos los medios disponibles. Y claro, a más tareas, más ansiedad por no poder completarlas. La simplicidad, de la que hablaremos próximamente, puede ser un poderoso aliado a la hora de alcanzar nuestras metas. Porque ya lo sabemos: mejor calidad que cantidad.
