Etiqueta: Productividad

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Adoptando una dieta baja en información

Una de las «quejas» más frecuentes que escuchamos de nuestros clientes o asistentes a seminarios, es que no son capaces de gestionar adecuadamente el creciente volumen de información al que se enfrentan cada día. Que la cantidad de sitios web, noticias, programas de televisión, artículos de prensa o revistas, tweets, posts en Facebook o cualquier red social, opiniones de amigos y/o familiares y en general, cualquier fuente de información a la que estén expuestos, es demasiado para poder asimilar todo aquello supuestamente importante que «debemos saber» para no «quedarnos atrás».

La sensación que queda al no poder «estar al día» es muy similar en todos los casos: frustración, cansancio extremo, mal humor y hasta síntomas físicos (dolor de cabeza, desaliento general, fatiga crónica y problemas estomacales). Lo paradójico es que, entre más esfuerzo hacemos por «estar informados», aumenta de manera directa la cantidad de fuentes a las que supuestamente «debemos» prestar atención, lo que convierte a la situación en un círculo vicioso.

Tim Ferriss, un conocido «marketer», que se ha hecho famoso por sus experimentos para simplificar y mejorar la experiencia vital, habla de una «dieta de baja información», en la que limitamos la ingesta de datos a procesar, para poder darle tiempo a nuestro cerebro de digerir el atasco informativo que hemos generado a lo largo de mucho tiempo, y sobre todo, poder escoger lo que es realmente relevante para nosotros.

¿Son tan importantes todos y cada uno de los correos que recibimos a diario? ¿Es realmente necesario twitear sobre todas y cada una de nuestras actividades? ¿Aporta algo significativo es seguir minuto a minuto lo que ocurre en Facebook o cualquier red social? ¿Es imprescindible conocer todos y cada uno de los detalles de las últimas noticias? ¿Nos interesa leer hasta el último post de nuestro agregador de noticias?

Una vez que comenzamos a cuestionar estas decisiones, podremos escoger lo que nos interesa y dejar atrás, sin culpa, lo que no. Hace un tiempo, realizamos un experimento que consistía en permanecer 30 días sin recibir ningún tipo de noticia: no periódicos, no revistas, no televisión, no radio, no blogs, no páginas de noticias por internet. ¿El resultado? Todos sobrevivimos con éxito y el nivel de tranquilidad y calma aumentó de manera significativa entre los participantes.

Puedes comenzar disminuyendo la frecuencia de uso del correo electrónico, consultándolo 2 veces al día nada más. Si eres usuario de redes sociales, entra y consulta el estado una vez al día durante 15 minutos máximo. Y sobre todo, se consciente del tiempo que estás invirtiendo en estas actividades y el coste a nivel energético y de estado de ánimo que puede tener.

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Cómo hacer reuniones que sirvan para algo

Mucho se ha escrito sobre cómo hacer reuniones eficientes, para optimizar su duración, temas a tratar, entorno adecuado, etc., pero de alguna manera, no hay una compilación en un solo lugar sobre las «mejores prácticas», basadas en la experiencia y no en la teoría, sobre lo que sería conveniente hacer para que el compartir tiempo y espacio sirva realmente a un propósito concreto.

En el pasado, las reuniones eran absolutamente necesarias, ya que no existían métodos que pudieran equiparar la presencia del grupo para intercambiar ideas o hacer planes. Hoy, ese paradigma ha cambiado, porque tenemos a nuestra disposición muchas herramientas que nos permiten comunicarnos de manera inmediata, intercambiar documentos, dejar constancia de nuestras actividades e incluso depositar información en lugares fácilmente accesibles para su revisión, modificación o aprobación.

Por tanto, el compartir espacio ha evolucionado hasta el punto de convertirse en un lugar para ACTUAR y no para deliberar, ya que podemos hacer esto último empleando los medios que he mencionado antes.

Podemos resumir en pocas líneas las características de una reunión eficiente:

  • No más de 15 minutos de duración y respetando rigurosamente el tiempo destinado a la misma. Cuando se acaba el tiempo, termina la reunión, independientemente del estado de la misma. El tener un reloj que muestra de manera regresiva el tiempo restante puede resultar muy útil, ya que ayuda a mantener el foco y no distraerse en detalles irrelevantes.
  • SIEMPRE de pie. Las reuniones donde los y las asistentes pueden sentarse se alargan innecesariamente.
  • Con un alto nivel de interactividad: Todas las personas implicadas participan activamente, opinando, escribiendo y concluyendo.
  • Los y las asistentes conocen de antemano el tema a tratar, lo que se espera de la reunión (accionables a conseguir al final de la misma) y han preparado con anterioridad su aporte a la misma. Normalmente una reunión debe tener uno de estos dos objetivos: actualizar sobre el estado de un proyecto o actividad compleja o discutir uno o varios problemas en particular.
  • Sólo asisten quienes tengan voz y voto.
  • Se convoca únicamente si es estrictamente necesario. Con esto se crea una cultura de «reuniones útiles» a donde se acude con interés y entusiasmo.
  • Cada participante sale del encuentro sabiendo exactamente lo que tiene que hacer y cuando. Es importante contar con una pizarra o lugar visible donde queden consignadas las tareas realizadas, a realizar, así como el o la responsable de las mismas, para volver a ella en caso de duda y comprobar el avance o progreso.

¿Tienes alguna sugerencia sobre cómo mejorar las reuniones de tu lugar de trabajo? ¿Alguna buena práctica que uses y que no hayamos mencionado aquí? Cuéntanos tu experiencia en los comentarios!

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Priorizando correctamente

Cuando se habla de técnicas para racionalizar el trabajo y no ahogarnos en un mar de peticiones, información y problemas a resolver, la primera regla es construir una lista desde la que podamos controlar las tareas a realizar y tener una visión general de lo que hemos hecho y lo que nos falta en un momento determinado.

Sin embargo, el tener una lista con todo aquello que queremos completar en un día / semana / mes no es suficiente. La segunda regla importante es poder priorizar las actividades, ya que al principio no sabremos o podremos calcular correctamente el tiempo y/o el esfuerzo invertido en cada una de ellas, y podemos terminar el periodo de acción con muchas tareas sin completar o empezar.

Entonces: ¿cómo priorizamos? Hace poco comentábamos sobre la importancia de los MITs y decíamos que dentro de la lista de tareas a desarrollar deben existir de 3 a 5 items que por su impacto en nuestra vida personal o profesional, estarían al comienzo de la lista y que serían las tareas a completar primero. Es muy tentador concentrarnos en las tareas fáciles o rutinarias para sentir al final del día que hemos hecho mucho, sin embargo, estos logros, si bien importantes para motivarnos en el corto plazo por la sensación de logro obtenida, no son suficientes para avanzar en nuestros objetivos vitales.

Un claro ejemplo de lo anterior es dejarnos «distraer» por tareas como las gestiones bancarias, actualizar nuestro Facebook, twitear sobre nuestro último paseo, subir las fotos a Flickr, o organizar nuestra casa, dejando para el final (cuando ya estamos cansados) el escribir el post para el blog, una página más de nuestra novela, hacer ejercicio, estudiar la lección del día del idioma que estemos aprendiendo o correr durante 30 minutos. Qué tienen en común todas estas cosas? Que causan un efecto positivo y a largo plazo en nuestra vida. Si las aplazamos para el final, cuando ya no tengamos ganas o fuerzas, la frustración de «dejarnos arrastrar» por la cotidianidad nos desanimará aún más.

Una pregunta a tener en cuenta a la hora de priorizar nuestras tareas es la siguiente: «¿Cual es el efecto de aplazar este item a mañana / la próxima semana o el año entrante?» Si la respuesta tiene más componentes o efectos negativos que positivos, es un buen indicador para completar la tarea lo más pronto posible.

Por tanto, al priorizar sería bueno tener en cuenta el impacto, la demanda de energía y la duración de aquellas tareas que consideramos imprescindible completar durante la jornada, para concentrarnos en ellas con todos los medios disponibles. Y claro, a más tareas, más ansiedad por no poder completarlas. La simplicidad, de la que hablaremos próximamente, puede ser un poderoso aliado a la hora de alcanzar nuestras metas. Porque ya lo sabemos: mejor calidad que cantidad.

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El dinero y tu: historia de una relación

Los dos posts anteriores suscitaron una serie de reacciones interesantes sobre la relación que cada persona tiene con el dinero, ya que nuestra opinión y manera de gestionarlo reflejan claramente nuestras creencias y valores al respecto.

El dinero hace parte de la vida de las personas desde hace mucho. Sin embargo, esto no significa que seamos capaces de relacionarnos de manera sana con él. ¿Y qué es una «manera sana», preguntarán muchos y muchas? El poder ver al dinero como un medio y no como un fin podría ser una buena aproximación. También podría ser el no verlo como «un mal necesario» o «algo que hay que tener».

Sin embargo, muchos de los conceptos que tenemos con respecto al dinero, al tenerlo o no, al poder generarlo o no, vienen de nuestros hogares: ideas preconcebidas que nos fueron transmitidas sin que apenas nos diéramos cuenta por nuestros padres o quienes se hicieron cargo de nuestra educación o crianza. Como no existía ningún filtro y replicamos lo que vemos sin apenas cuestionarlo (ya que esta habilidad crítica se desarrolla con la edad), nos hemos quedado con creencias que posiblemente no se correspondan con el estilo de vida que queremos llevar.

El cuestionar dichas creencias nos ayudará a saber por qué gastamos de más, no sentimos que estemos bien retribuidos a nivel monetario por nuestro trabajo o incluso la sensación de no tener nunca suficiente para satisfacer nuestras necesidades y deseos. El dinero no es bueno o malo «per se». Lo que hace la diferencia es la actitud de quien lo tiene, consigue o gestiona, y estará disponible para aquel o aquella lo aprecie como un medio.

Algunas preguntas para pensar:

¿Como se expresaban / expresan mis padres cuando hablaban de dinero?

¿Cuando obtuve mi primer «salario»?

Cuando no dispongo de dinero, ¿pienso que tengo mala suerte, que no lo merezco o que simplemente no puedo conseguirlo, o comienzo a idear estrategias para tenerlo y disfrutarlo?

¿Sé cuanto ingreso y cuanto gasto en realidad en un momento dado?

De las cantidades que gasto, ¿cuales de ellas son para satisfacer mis necesidades y cuales por hábito o con un alto componente social?

Cuando recibo dinero de manera inesperada, ¿pienso en qué podría comprar o tengo la idea de generar más?

¿Percibo el dinero como algo bueno y positivo o malo y negativo?

¿Qué entiendo por escasez? ¿Y por abundancia?

Estos interrogantes nos pueden dar un buen punto de partida para evaluar con objetividad la relación que tenemos con el dinero y poder modificarla para que coincida con nuestra visión personal del mundo.