Categoría: Consejos

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Gestionando bien el dinero (II)

En el post anterior, hice una pequeña introducción sobre una sencilla técnica para saber cuanto dinero gastábamos en un periodo determinado. Una vez que hemos determinado la cantidad exacta que gastamos, y tenemos el hábito de anotar todos y cada uno de los movimientos monetarios que hacemos, es tiempo de analizar los diferentes items de la lista.

Con el simple hecho de controlar el gasto apuntándolo, podemos tener una idea general de en qué estamos invirtiendo el dinero y sobre todo, darnos cuenta de ciertos gastos que cuando se hacen pasan desapercibidos. Una vez los totalizamos en papel, podemos ver toda su magnitud sin lugar a equívocos.

Un problema habitual son las tarjetas de crédito. Son una forma «indolora» y «rápida» de gastar sin darnos cuenta, ya que no se produce un gasto inmediato en nuestras reservas de dinero. Sin embargo, el no ser conscientes de la cantidad y sobre todo, de nuestra capacidad de pago, puede causarnos serios problemas a final de mes. Una buena estrategia es emplearlas solamente para emergencias o gastos importantes sobre los que tengamos respaldo, es decir, fondos suficientes para pagarlos. Vale la pena apuntar que los intereses de uso al aplazar los pagos son bastante altos, lo que no contribuye a nuestro objetivos de reducir gastos.

Las compras por internet también pueden ser especialmente problemáticas, porque al no existir un esfuerzo asociado (tener que ir a un lugar físico, tomar el dinero, pagar y recibir el artículo), el cerebro no asocia la operación de pago con la tarjeta de crédito como algo consumado. De ahí el éxito de las iniciativas de micro-pagos, como el caso de la tienda de música y aplicaciones de Apple: es fácil gastarse mucho dinero si no somos conscientes de que todo se acumula con el tiempo! (Pequeñas compras de 70 ó 90 céntimos pueden llegar a cientos de euros sin darnos cuenta, si no las controlamos).

Cuando hemos puesto en papel los gastos y diferenciado por rubros, podemos por fin comenzar a ver cómo reducir el volumen de dinero que pagamos por determinadas cosas. Hábitos tan sencillos como llevar al supermercado una lista de la compra cerrada con únicamente lo que necesitamos, ir a comprar una vez a la semana o ir sumando el valor de los artículos a medida que los ponemos en el carro, nos ayudarán a controlar el total invertido en estas compras.

En el caso de ciertos servicios como el teléfono móvil, es importante tener alternativas: las llamadas entre teléfonos fijos (al menos en España) son gratuitas, por lo que podríamos emplearlos en lugar del móvil. Si tenemos algún smartphone (iPhone, Android o similar) con plan de datos, podemos usar aplicaciones gratuitas o de muy bajo coste como Skype, WhatsApp o HeyTell para comunicarnos con quienes necesitemos sin pagar más. Por último, si nos vemos forzados a hablar por el móvil, el controlar el tiempo y ser conscientes del valor de cada minuto y del establecimiento de llamada, ayuda a acortar las conversaciones innecesarias. Mi padre solía decir que a veces es mejor quedar con alguien para conversar en persona que gastar en teléfono diciendo lo mismo. (que es, normalmente, más caro)

Por último, los servicios públicos también son objeto de ahorro: el apagar luces innecesarias, usar bombillas de bajo consumo y luz natural, abrigarnos para encender la calefacción sólo lo necesario, cerrar el grifo mientras nos lavamos los dientes, nos enjabonamos o enjabonamos los platos, usar una botella dentro del depósito del water para ahorrar un litro o más de agua en cada descarga y no dejar los electrodomésticos conectados si no los estamos usando (evitar el modo standby: la famosa lucecita roja o el modo de hibernación de los ordenadores), puede incidir de manera importante en el monto de la factura.

De esta manera podremos reducir de manera importante nuestros gastos y sobre todo, controlar en qué invertimos el dinero. ¿Alguna otra idea sobre el particular? Me encantaría conocer vuestros comentarios!

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Gestionando bien el dinero (I)

Justo en esta época las personas han tenido que prestar más atención al dinero, de donde sale, a donde va y sobre todo, en qué lo invierten. Y no se trata única y exclusivamente de mover cualquier cantidad que exista en el banco o de la cual se disponga en efectivo. En realidad podemos ir más allá y descubrir mucho sobre nosotros mismos a través de nuestros hábitos de compra.

La crisis ha acentuado la creatividad. Donde antes se tiraba y se reponía, ahora se remienda, se alarga, se tiñe y en general, se hace un uso más creativo de los muchos o pocos recursos de los que podamos disponer. Sin embargo, si no sabemos con exactitud que ocurre con esas cantidades que percibimos o gastamos, la mayoría de nuestros esfuerzos serán en vano.

Me explico: la mayoría de las personas se quejan de no «llegar a fin de mes», de no poder cumplir con sus obligaciones o de simplemente no poder disfrutar de alguna actividad de ocio por falta de recursos. Sin embargo, si les preguntamos en qué gastan su dinero, la mayoría no sabría responder más que con afirmaciones genéricas: «en comida», «en el alquiler», «el móvil». La siguiente pregunta es cuanto gastan en cada una de estas cosas. Para ciertos gastos periódicos, es relativamente fácil contestar (el alquiler, la letra del piso o del coche, por ejemplo), pero para otros gastos no tanto.

Lo importante, antes de adoptar cualquier medida de contención, es saber CUANTO Y EN QUÉ GASTAMOS en realidad. La mejor y más sencilla forma de hacer esto es anotando todos y cada uno de los gastos en los que incurrimos en el momento en que se producen. Que vamos al cine? Lo apuntamos. Hacemos la compra? Lo apuntamos. Hemos comprado el pan? Lo apuntamos. Si hacemos este ejercicio durante una semana, tal vez nos sorprendamos al saber a donde se va nuestro dinero en realidad.

No hace falta nada especial. Con una pequeña libreta y un bolígrafo basta. Apuntaremos la fecha, el importe y el concepto del gasto. Nada más. El secreto consiste en hacerlo en el momento. No vale decir «ya lo apuntaré», porque lo más probable es que se nos olvide. Podemos incluso guardar las facturas o recibos para contrastar más adelante si lo que hemos apuntado es correcto. Al cabo de una semana, podemos trasladar nuestras observaciones a una hoja de cálculo y ver, por rubros o conceptos, a donde se va el dinero.

En el próximo post hablaré de qué hacer para optimizar el dinero que recibimos.

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Cómo lidiar con las interrupciones

En el post anterior, estuve hablando de cómo conseguir avanzar en esas tareas importantes y de alto impacto para nuestra vida profesional o personal. Hoy hablaré, tal como prometí, de algunas ideas para lidiar con las interrupciones que impiden alcanzar resultados, de manera eficaz y sobre todo, sin ofender a quienes nos interrumpen.

Es importante tener claro que cuando mejor nos desempeñamos es precisamente cuando podemos concentrarnos de manera exclusiva en una tarea en particular. Estos periodos de concentración pura son cada vez más cortos, ya que nuestro cerebro se ha ido adaptando a los distractores que hacen parte de nuestra vida cotidiana: Internet, el teléfono, las personas, la mensajería instantánea, etc.

Sin embargo, la concentración es como un músculo: se puede desarrollar a través de la práctica. Y para ello, con algunas sugerencias, podremos conseguir avanzar en nuestros objetivos sin que perdamos la paciencia.

En primer lugar, es importante hacer una lista de aquello que nos interrumpe: llamadas telefónicas, correos electrónicos, personas que acuden a preguntar o consultarnos algo, Internet o cualquiera que sea la fuente. Si queremos contar con periodos para ejercitar nuestra concentración, es importante establecer «horas de concentración», es decir, periodos de tiempo donde no se le permite a nadie interrumpirnos. Para quienes tienen jefes con este hábito, es importante que se comuniquen con el o ella y le expliquen en qué consisten estos lapsos de tiempo, para que lo entienda y los respete. La duración depende de cada persona: se puede comenzar con periodos cortos de unos 10 minutos para ir entrenando nuestra capacidad de atención, e irlos aumentando paulatinamente. Es importante tener en cuenta que a partir de los 45 minutos, el nivel de atención disminuye, por lo que sería conveniente ir descansando entre periodos. Con 5 minutos basta.

Por otra parte, si a pesar de haber establecido estos periodos, las interrupciones siguen llegando, una buena alternativa es escribir aquello que nos están solicitando en una libreta o cuaderno para sacarlo de nuestra mente y continuar con lo que estemos haciendo. En cuanto hayamos terminado, podremos referirnos a los apuntes y responder a la petición que nos fue formulada. Con eso no perdemos el hilo de lo que estábamos haciendo y tampoco le daremos a entender a quien nos ha interrumpido que su solicitud no es importante.

Un buen truco, que casi nunca falla, es ponernos auriculares mientras trabajamos. Es una señal universalmente reconocida que indica que estamos concentrados en algo. Puede que no estemos oyendo nada, o que hayamos puesto algo de música suave que incentive la concentración, pero nadie tiene por qué enterarse. Un efecto colateral es que unos buenos auriculares aislan el ruido exterior, cosa realmente útil en una oficina con mucha gente y si el sonido ambiente nos dificulta la concentración.

Por último, el destinar periodos de tiempo para tareas específicas también permite desarrollar un sentido de la concentración más agudo. Esto es, 20 minutos para responder correos electrónicos, 20 minutos para leer los informes, 20 minutos para escribir una propuesta, 20 minutos para hacer o recibir llamadas telefónicas, etc. Con esto, nuestro cerebro «entenderá» que durante ese periodo se puede concentrar exclusivamente en una actividad, con lo que conseguiremos reducir la frustración y terminar más tareas.

¿Alguna otra sugerencia o truco efectivo en particular? Me encantaría conocer sus opiniones en los comentarios!

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Los MIT y la mejora de la productividad

Una de las quejas que recibo con más frecuencia cuando impartimos seminarios de GTD es cómo distribuir el tiempo y priorizar las tareas. Incluso mi amigo Alberto me envió una divertida presentación que hablaba sobre el D.A.D.E (Déficit de Atención Debido a la Edad), que resumiéndolo, describe esa sensación de terminar el día agotado sin saber muy bien en qué hemos invertido el tiempo y el esfuerzo.

Actualmente es bastante complicado estar concentrado durante más de 20 minutos. Las distintas distracciones a las que nos enfrentamos, llámense internet, llamadas telefónicas, asuntos «urgentes» (nótense las comillas) y el temido «multi-tasking», o lo que es lo mismo, tratar de hacer más de dos tareas a la vez, han mermado nuestra capacidad de mantener el foco en una sola tarea, con la consiguiente frustración y el ir dejando mucho de lo que hacemos sin concluir.

Sin embargo, adoptando una sencilla regla podremos ser productivos y a la vez sentir que hemos hecho esas cosas realmente importantes para nosotros durante el día, sin importar el número de interrupciones o distracciones con las que tengamos que lidiar.

Estas «cosas importantes» se denominan MITs, o lo que es lo mismo «Most Important Tasks» (Tareas más Importantes). La idea es simple: al comenzar la jornada, hacemos una lista de máximo 10 tareas que queramos completar durante el día. De esas 10, escogemos las que más impacto tengan a nivel profesional y/o personal y las priorizamos, según la urgencia, fecha de entrega, volumen de trabajo, etc. Una vez que tenemos esta «hoja de ruta», comenzaremos a atacar nuestra lista de tareas COMENZANDO POR LOS MITs. Lo primero que haremos durante la mañana, después de hacer la lista y priorizarla, es comenzar a trabajar en una de las tareas que hemos incluido en la categoría MIT. El objetivo es trabajar al menos durante 20 minutos en ella o el tiempo que podamos dedicarle.

En cuanto hayamos terminado o avanzado en esta tarea hasta el hito o punto de control que nos hayamos planteado (puede ser leer un capítulo de un libro, redactar la primera página de un informe, hacer una llamada telefónica, etc.), podremos realizar cualquiera de las tareas en nuestra lista e iremos intercalando con los MITs hasta terminarlos o llegar al hito que nos hemos propuesto para la jornada.

Puede que algunos de ustedes estén pensando que con las continuas interrupciones a las que nos enfrentamos, sea imposible o muy complicado conseguir terminar los MITs de cada día. Sin embargo, el secreto está en esos períodos de trabajo continuados de alta concentración que le dedicamos a estas tareas. Recuerdan la sensación de hacer durante la primera hora de la mañana lo que durante todo el día habría sido imposible? A ese «estado de flujo» me refiero.

En el próximo post hablaré de cómo lidiar con las interrupciones con más detalle.